Organiza la perfecta Cena de Empresa de Navidad en 10 pasos

La fiesta de Navidad de la empresa es una forma práctica para que el gerente de la empresa valore y recompense a los empleados por su esfuerzo y además es importante para que se creen lazos entre ellos y así después exista mejor ambiente y todos trabajen más a gusto logrando mayores éxitos para la empresa.

Este evento navideño es importante pero hay que saber cómo organizarlo correctamente.

Algunos directivos dan un pequeño discurso de agradecimiento por el trabajo realizado, y puede aprovechar la oportunidad para resaltar los principios y valores de la empresa y por qué no los objetivos futuros.

Esta es una oportunidad para conocer a los compañeros que trabajan en otros departamentos de la empresa,  en otras zonas geográficas y ampliar su red profesional. 

Planificación de la fiesta de Navidad: 10 pasos para organizar la celebración perfecta

El trabajo de planificar la fiesta de Navidad de la empresa a menudo puede parecer una perspectiva desagradable y aterradora, ya que las limitaciones de tiempo y la presión de querer organizar algo que todos sus colegas disfrutarán puede hacer que sea una experiencia estresante.

El consejo más importante que puedo darte es que para organizar un evento serio  nunca es demasiado pronto para comenzar a pensar en la Navidad. Organiza con tiempo.

Esta tarea aparentemente ingrata a menudo se deja en personas con poco conocimiento previo sobre la organización de eventos y surgen inconvenientes que pueden desencadenar en una fiesta desastrosa. Aquí vas a encontrar unos tips que seguro te ayudarán a que la Cena de Navidad de tu empresa sea todo un éxito.

• Fijar la fecha

Hay que organizarlo con mucha antelación porque en Navidad todos tenemos muchos compromisos y cuanto antes marquemos la fecha de la fiesta de la empresa en el calendario, mucho mejor. Los viernes es un buen día, es laborable pero el final de la semana y mucho más relajado.

Envía un mail con varias opciones, puedes hacer un Doodle para que vayan votando la fecha que mejor les encaje.

Unos días antes envía un mail recordando el evento de empresa.

• Presupuesto

Es un tema importante conocer el presupuesto para empezar a mirar restaurante, local con catering y Dj, hay tantas opciones como presupuestos.

Deja algo de dinero para imprevistos...seguro que surjen.

• Lugar

Cuanto antes se reserve sitio para la cena o comida de empresa, mejor, porque los sitios buenos se reservan con mucha antelación. Esto es muy importante sobre todo si va a asistir un gran número de personas.

Lo ideal es buscar lugares en internet y pedir cotización a cada uno con los requisitos específicos, si necesitamos animación, escenario, música en directo, preguntar todo lo que el local puede ofrecernos.

No es lo mismo organizar una fiesta temática de los 70, o basada en el circo, en el lejano Oeste, o una fiesta inspirada en Navidad con Papá Noel, o en el Caribe y tienes que comprar faldas hawaianas!!, que una cena con música. Tendrás que adaptarte a lo que quiere la empresa y al presupuesto para el evento.

Si algunos compañeros llegan de otras ciudades, buscarles alojamiento cercano al lugar de la celebración.

• Código de vestimenta

Por favor, deberás ser muy concreto para que no aparezca tu compañero de otra ciudad con falda hawaiana en una cena basada en los 70 o sin ninguna temática concreta. Debes dejarlo muy, muy claro.

• La comida

La comida es una parte clave de cualquier fiesta y se puede incorporar fácilmente al tema elegido.

Ten en cuenta distintas opciones y pregunta por ejemplo, ¿picarán algo antes de la cena en las mesas o canapés que los camareros van ofreciendo? ¿Será un buffet o una comida de tres platos con servicio completo? ¿Será un menú cerrado o los invitados podrán elegir que comerán?

Dependiendo del lugar escogido, habrá que elegir menú o elegir catering y ver las distintas opciones de precio y en qué consiste cada una.

Organiza un menú vegetariano, si alguien lo solicita, pregunta a los asistentes si padecen alguna intolerancia.

Elige las bebidas, y si va a haber barra libre durante la posterior fiesta, definir si cada uno paga lo que consume, se pueden preparar cupones,  o si la barra libre entra dentro del presupuesto final. 

• Música

Siempre anima a un buen ambiente algo de música. Si has alquilado un local, bien para bailar en la fiesta posterior a la cena o para que haya música ambiental durante la comida o cena. Por supuesto dependerá del tipo de grupo y de cómo se desea que la noche se desarrolle. Contrata a un DJ, músico o banda en vivo o crea una lista de reproducción navideña para asegurarte de que tienes música.

Coordina entre el lugar, el DJ o la orquesta para asegurarte de tener todo el kit requerido, como escenario, pista de baile, sistemas de sonido e iluminación. 

• Juegos y animación

Es algo que pocas veces se hace, pero te lo recomiendo si quieres triunfar como organizador de eventos para empresa.

Conseguirás que los asistentes se diviertan a la vez que conectan con otros empleados de otras zonas, o departamentos.

Elige los que se adapten a la temática, si la hay, del evento. Hay muchas opciones que incluyen artistas en vivo como comediantes, malabaristas, espectáculos de acrobacias, actos de circo o oradores después de la cena. Puedes elegir juegos como mesas de casino, misterio de asesinatos, Jenga gigante, air hockey, billar, máquinas recreativas, favoritos de la feria de diversión o incluso Scalextric gigante. Otros éxitos incluyen demostraciones de cócteles, degustación de vinos y karaoke. 

• Discursos y regalos

Si va a haber un discurso y entrega de regalos, ten todo preparado, cuánto va a durar, en que momento se va a realizar, coordina los tiempos con el Dj y colaboradores.

• Pequeños detalles que marcarán la diferencia

Actualiza las instalaciones sanitarias tanto como sea posible. Compra flores frescas, enciende velas perfumadas, tener jabón de buena calidad y agregar buenas toallas de papel (con un contenedor lo suficientemente grande para las usadas) son fáciles de hacer, pero pueden marcar una gran diferencia.

Contrata a un fotógrafo. Sin duda, muchas personas harán fotos con sus móviles, pero contratando a un profesional conseguirás un bonito recuerdo de mejor calidad. Las buenas fotos también se pueden usar en el blog de la empresa, el sitio web y las redes sociales, en materiales de marketing y en la oficina.

Organiza un guardarropa: diciembre es un mes frío cuando se usan chaquetas y abrigos, así que si se las quitas de las manos a los invitados cuando lleguen, será un alivio para ellos. Si van a ser una gran cantidad de invitados, contrata una gran cantidad de personal para administrar cuando todos lleguen y salgan o sugiere diferentes horarios de llegada para que no haya personas haciendo cola o esperando en el frío.

• Visualiza el evento

Tómate un momento para descansar y visualizar si está todo organizado. Tienes que pensar en cada una de las etapas que has organizado.´

Disfruta de la fiesta!!

Pero que no se te olvide, algo muy importante.

Pasados unos días, no muchos, pide opinión a los asistentes, para ver si han disfrutado, para aprender de los errores y mejorar en la siguiente organización de otro evento. Haz una encuesta con un par de preguntas fáciles de responder.